PPT注意事项：踩过8个坑后我总结的避雷清单

去年给一个客户做季度汇报，我在自己电脑上排得漂漂亮亮，插上会场的投影仪那一刻整个人都傻了——标题字体变成了宋体，图表里的箭头全错位，右下角的logo被裁掉一半。台下坐着二十多号人，我只能一边道歉一边现场改。从那以后我养成习惯：任何PPT在交付前，都要走一遍固定的检查流程。

字体和字号，最容易在最后一刻出错

讲真，字体是PPT出问题概率最高的一环。你电脑上装的思源黑体、站酷字体，别人电脑大概率没有，打开就是默认宋体，整个版式全乱。我的做法很简单：除非客户明确要求，正文一律用微软雅黑或者等线，这两款在Windows和Office里基本都有。真要装特殊字体，导出PDF再发。

字号也有讲究。我见过太多人把正文压到14号，密密麻麻塞一整页，投影出来后排根本看不清。会议室投影的距离通常是屏幕高度的3到5倍，这个距离下，正文低于20号就开始吃力。我的标准是标题28到36号，正文20到24号，注释最小16号。

• 正文不要小于20号，注释不小于16号
• 一页最多两种字体，一种标题一种正文
• 特殊字体必须导出PDF，或者在文件里嵌入字体
• 深色背景配浅色字，别用红绿组合，色弱的人看不清

一页只说一件事，动画别抢戏

字数是我判断一份PPT成熟度的第一眼标准。一页塞300字，观众要么低头读字不听你讲，要么听完不知道重点在哪。我现在给自己定的线是：一页正文不超过60字，超过就拆页。拆页不丢人，讲不清才丢人。

还有个细节，很多人喜欢把Word里的大段文字直接粘进来，行距没调，段落没缩进，看着就累。粘完按Ctrl+Shift+V选择性粘贴成纯文本，再重新排版，一分钟的事，观感差很多。

动画也是重灾区。见过有人给每个字加飞入效果，讲了十分钟还在飞。动画的作用是引导视线，不是表演。要用就用淡入、擦除这种最朴素的，一页最多两处，而且别让观众等你。

做完之后，我都会花五分钟过一遍这些：用另一台电脑打开，看字体、图表、图片有没有变形；完整播放一遍，检查动画顺序；翻到第15页这种中间页，看页码和页脚还在不在；文件压一下，超过50M发邮件很麻烦，图片先批量压到150dpi；最后另存一份PDF放包里，现场电脑崩了还能顶上。

另外提一句，外接投影前记得把笔记本分辨率调成和投影一致，不然16:9的稿子投在4:3的幕布上，上下黑边、左右被切，等于白排。我有次在客户那儿折腾了七八分钟才调好，那几分钟比讲一小时都难熬。

说到底，PPT注意事项里最值钱的一条是：别在台上解决问题。所有可能出问题的地方，都提前在台下试一遍。稿子丑一点没人怪你，字看不清、文件打不开，那才是真的减分。